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2013年10月

2013年10月28日 (月)

会議を変えれば成果が変わる-会議ファシリテーションの現場から

会議に関する相談はよく受けます。やっぱり現場を見ないと適切なアドバイスは難しいこともありますが、やっぱりコツというか、法則はあります。

 会議の目的は何か?実は意外とあいまいなことが多いです。

 お話をお聞きしていて、喧々諤々というか、話し合いが盛り上がる、ことが目
的のような印象を持つときさえあります。

 その人は、ある目的を達成する方法として、話し合いが盛り上がることが要素
であると考えておられるわけですが、では、話し合いが盛り上がったからといっ
て必ずしも目的が果たせているとも限らないことはよくあります。

 会議の目的も色々あると思うのですが、私は「会議の後、行動が変わる」とい
うのは必須要素で、会議の後、どのように変化したいのか、ということを考えれ
ば、より適切な会議の目的が設定できるのです。

 参加者にとって、大切な時間を投資して、何が得られたら価値があるのか?と
いうことです。

 まずは、この会議の目的は何なのか?を確認共有しなければなりません。
 目的によっては、必ずしも今までの形体、進め方がベストとは限りません。

 たとえば、円卓で一人一人が発言する。そもそもその形が発言しにくいという
こともよくあります。

 トップは、参加者全員によく考えてもらいたいし、発言してもらいたい。

 一方でメンバーはというと、もちろん考えている、けれど整理がつかない、あ
るいは発表に値するか?また、発表して評価されたり、さらには批判されたり叱
られたりする可能性を感じていたり、変なこと言えないと慎重になってしまった
りします。

 「どんな意見でもいいから」と言いつつ、期待から外れた意見が出たら「ちゃ
んと考えろ!!」というような場面はありがちです。

 2~3名で話し合ってもらって、グループ毎に意見を発表してもらう、という
方法は安心感につながります。2~3名くらいにすることで、正式な意見でなく
準備という印象が、思考のプロセスを会話することが許され意見交換しやすくな
ります。クローズドな環境(あるいは気になる上司がいない環境)の中で、安心して話しやすくなり
ます。

 また、発表においても2~3名の意見として発表することで、個人攻撃的な不
安を回避できます。

 比較的短い時間で多くの意見を出せることが多く、それをきっかけに話しやす
い場ができて、話し合いが盛り上がることもよくあります。

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